Sales Order Agent dans Dynamics 365 Business Central : l’agent IA qui révolutionne la gestion des commandes
- Elise Dejour
- il y a 2 jours
- 4 min de lecture
Qu’est-ce que le Sales Order Agent ?
Le Sales Order Agent est un agent intelligent basé sur l’IA (Copilot/Agent framework) dans Business Central, conçu pour automatiser la gestion des demandes de devis et commandes clients reçues par email.
Il fait partie des features preview de Business Central. Concrètement, il surveille une boîte mail dédiée (Microsoft 365 / Exchange), analyse par IA les requêtes clients, crée automatiquement des devis (quote) ou commandes (order) dans Business Central, gère les échanges par email pour clarifications, vérifie la disponibilité des articles, et convertit le devis en commande après approbation.
Pourquoi Microsoft mise sur le Sales Order Agent et quelle vision future ?
Microsoft intègre cet agent comme un premier pas vers des processus de vente automatisés, pilotés par l’IA, afin de réduire les tâches manuelles, d’augmenter la réactivité face aux demandes clients, et d’améliorer l’efficacité opérationnelle. L’agent est également un exemple de ce qu’on pourrait appeler "Agents Copilot" dans l’écosystème Microsoft : il ouvre la voie à d’autres fonctionnalités que pourrait remplir l'IA Copilot dans les années à venir (ex. commandes fournisseurs, agents de crédit, agents de service).
Cette orientation montre que Microsoft veut impulser une transition de l’ERP comme simple gestionnaire de données vers un ERP interactif, proactif, capable de dialoguer avec les utilisateurs et les clients via l’IA et en particulier pour les PME qui cherchent à être efficaces et performantes tout en restant agiles.
Fonctionnalités clés du Sales Order Agent
Voici un panorama des fonctionnalités que peut remplir aujourd'hui l'IA aujourd’hui (toujours dans sa version test) :
Surveillance de boîte mail : il lit automatiquement les emails entrants d’une boite mail dédiée (Microsoft 365 mailbox ou shared mailbox).
Identification du client : l’agent recherche automatiquement l’adresse email dans la base contacts de Business Central pour identifier le client.
Vérification des disponibilités d’articles : l’agent peut vérifier si les articles demandés sont disponibles selon la date de livraison demandée et l’emplacement de l’article (si ce paramètre est activé).
Création de devis et de commandes : il génère un devis, l’envoie par mail, et peut convertir en commande après retour du client et validation interne.
Revue et approbation humaine : selon configuration, certaines étapes requièrent une validation par un utilisateur (par ex. envoi de devis ou commande).
Chronologie / trace / “timeline” : l’agent fournit un historique des échanges et des actions qu’il a fait pour chaque tâche, ce qui permet de tracer ses actions et donc d’avoir une transparence.
Permissions / profils dédiés : l’agent dispose de son propre compte, d’un profil et a donc des permissions dans Business Central (limité aux actions nécessaires et préalablement définies).
Suivi des tâches via interface “Tasks” dans le panneau Copilot : toute création et mise à jour par l’agent est suivie via un dashboard de tâches.
À quoi sert-il concrètement, quelles bénéfices pour les PME
Le Sales Order Agent est une source de gain de temps et de réduction des erreurs dans le cycle de traitement des demandes de ventes entrantes. Pour une PME dans la distribution ou le e-commerce, voici ce qu’il apporte :
Réduction du délai de réponse client : un email de demande de devis peut être traité automatiquement sans intervention manuelle.
Moins de risque d’erreur de saisie (quantité, code produit, prix) car l’agent se base sur les données existantes dans Business Central.
Meilleure efficacité d’équipe : les commerciaux ou responsables de l’ordre passent moins de temps sur les tâches répétitives, peuvent se concentrer sur la négociation ou le suivi client.
Processus standardisé & traçable : chaque devis / commande passe par un workflow traçable (historique, approbation, logs), ce qui reste primordial pour qualité et la conformité.
Possibilité de rester disponibles 24h/24 : l’agent travaille en fond (avec des tâches planifiées) pour surveiller la boîte mail, ce qui est idéal si des clients travaillent en dehors des heures ouvrables ou sur un autre fuseau horaire.
Pour une PME, cela se traduit par meilleure satisfaction client, une réduction des coûts administratifs, et un cycle de vente plus fluide.
Cas d’usage & scénario typique
Concrètement, pour une PME dans le secteur de la distribution basée en France ou en Suisse :
Un client envoie un mail “Je souhaite un devis pour 10 pièces du produit ABC, livré mi-mois.”
Le Sales Order Agent lit l’email automatiquement, identifie le client dans BC, vérifie disponibilité des stocks.
Il crée un devis PDF attaché, envoie une réponse provisoire au client (avec demande de validation si nécessaire).
Le client répond “OK” à ce devis → l’agent convertit automatiquement le devis en commande dans Business Central.
Tout est journalisé : date, utilisateur validant, trace des emails, visibilité pour les responsables.
Cela permet un gain de plusieurs heures par semaine sur le traitement manuel des emails / devis. → l’équipe gagne du temps et peut suivre et analyser la performance du processus de devis.
Limites à anticiper et précautions
Pour le moment, l'agent n'est disponible qu'en preview et en version limitée géographiquement
Cela nécessité de configurer correctement la boîte mail (avec les permissions “Read & manage”, “Send as” etc.).
Si vous avez des personnalisations lourdes dans Business Central ou des extensions métier spécifiques, tester l’intégration avec les champs personnalisés (certains champs peuvent ne pas être bien reconnus par l’agent).
Comment tirer parti du Sales Order Agent avec Almakom
Si vous êtes une PME et que vous utilisez (ou envisagez d’utiliser) Dynamics 365 Business Central, le Sales Order Agent peut être intégré dans votre stratégie de digitalisation pour améliorer la réactivité et la productivité.
Chez Almakom, nous pouvons vous aider à :
Vérifier la compatibilité de votre instance Business Central avec le Sales Order Agent (version, région).
Mettre en place le paramétrage de la boîte mail, permissions et sécurité.
Configurer les paramètres : déclencher vérification, disponibilité, demander approbation utilisateur, monitorer les tâches.
Former vos équipes à l’usage de l’agent & suivre les indicateurs (KPIs) du nombre de devis automatisés / gain de temps / erreurs évitées.
Adapter les paramètres selon votre métier (distribution, transport, logistique).
Commentaires